Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Spraytec Oy
Juuritie 1, 03100 Nummela
0207 851 900
www.spraytec.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Petrik Eklund
petrik.eklund@spraytec.fi
3. Tietosuojavastaava
Petrik Eklund
petrik.eklund@spraytec.fi
4. Rekisterin nimi
Rekisterin nimi on asiakastietorekisteri.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten asiakassuhteen sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. Rekisteriin kerätään tietoja asiakasyritysten ja sidosryhmien lähteistä. Henkilötietoja käytetään lähinnä asiakassuhteiden hoitamiseen sekä kohtuullisissa määrin yrityksille suunnatussa suoramarkkinoinnissa. Postituslistalta poistuminen onnistuu joko viestiin vastaamalla tai poistamalla itse itsensä poistu postituslistalta linkin kautta.
Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään Spraytec Oy:n asiakkaiden henkilötietoja, joita ovat asiakasyrityksen tarvittavat tiedot asiakassuhteen hoitamiseksi sekä yhteyshenkilön nimi, osoite, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakasryhmä sekä muut asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot. Yhteyshenkilöiden henkilökohtaisia tietoja kuten syntymäaika, sotu, kotiosoite yms. tietoja ei kerätä Spraytec Oy:n rekisteriin.
7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastietorekisterin henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tarvittavia asiakastietoja voidaan luovuttaa laillisiin käyttötarkoituksiin viranomaisille. Tietoja voidaan siirtää myös Spraytec Oy:n markkinointirekisteriin. Spraytec Oy luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää yritystä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Spraytec Oy:tä luovuttamaan yksilöidyn tiedon yrityksen hallussa olevasta asiakastietokannasta.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia. Sprintit Oy sekä ODOO.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina sähköisessä muodossa. Digitaalisiin asiakastietojärjestelmiin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai ammatinharjoittajan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.
Tietosuojavastaava osallistuu henkilötietojen käsittelyn riskien arviointiprosesseihin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Spraytec Oy noudattaa.
10. Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Spraytec Oy on tehnyt päätöksen olla siirtämättä yrityksen hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Spraytec Oy luovuttaa tietoja ainoastaan tapauksessa, jossa henkilötietojen osittaiselle luovuttamiselle on liiketoiminnallinen peruste. Spraytec Oy voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Yritys huolehtii siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Edellä mainituissa tapauksissa Spraytec Oy suorittaa yhdessä tietosuojavastaavan kanssa riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.
11. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti (tietopyyntölomake) ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Spraytec Oy vastaa tarkastusoikeuteen perustuvaan pyyntöön kahden (2) viikon kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Spraytec Oy:n on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto asiakastietorekisterissä. Yrityksellä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia Spraytec Oy:tä poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
14. Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Spraytec Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsittelylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen voimassaolon ajan, sekä sen jälkeen tarpeellisen ajan takuu-, kirjanpito- ja virhevastuiden hoitamiseksi. Henkilötiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Spraytec Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
15. Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietosuojaseloste on hyväksytty ja tarkastettu päivämäärällä 10.6.2020.